Cos'è il whistleblowing e chi è un whistleblower?

Il whistleblowing è uno strumento che consente ai dipendenti o terze parti (ad esempio i fornitori) di segnalare in modo riservato eventuali illeciti, irregolarità, comportamenti sleali, violazioni di regolamenti interni o del Codice Etico riscontrati nell’ambito della propria attività lavorativa.

Il whistleblower è la persona che individua un illecito o un'irregolarità sul luogo di lavoro, durante lo svolgimento delle proprie mansioni o nell’azienda o ente con cui entra in relazione e decide di segnalarlo alla società o ente o ad un'autorità che possa agire efficacemente al riguardo.

Il whistleblower è tutelato ai sensi del Il D. Lgs. n. 24/2023 in vigore dal 30 Marzo 2023. Per ulteriori informazioni ti consigliamo di leggere attentamente la “normativa sul whistleblowing”, reperibile online. In questa pagina puoi trovare alcuni link utili.

Come inviare una segnalazione?

La segnalazione può essere effettuata attraverso due modalità distinte a seconda che il segnalante intenda registrarsi o meno:

Segnalazione da parte di un utente registrato: l’utente crea un account tramite il quale accede con username e password alla piattaforma. Per accedere, l’utente deve inserire un indirizzo email che gli appartiene. Si suggerisce l’utilizzo di un account di posta elettronica strettamente riservato e personale. Accedendo alla piattaforma l’utente può effettuare la segnalazione e visualizzare e monitorare lo stato di avanzamento delle segnalazioni effettuate. Accedendo alla piattaforma, l’utente può comunicare con l’Organismo di Vigilanza (“OdV”), che è il soggetto responsabile della gestione della segnalazione, per fornire informazioni o chiarimenti rispetto all’oggetto della segnalazione. In questo caso, l’OdV è in grado di associare la segnalazione all’identità del segnalante, che comunque è separata dalla segnalazione e nascosta.

Segnalazione da parte di un utente non registrato: l’utente effettua la segnalazione senza registrarsi, può accedere alla piattaforma per monitorare la propria segnalazione tramite i codici rilasciati dal sistema. Accedendo alla piattaforma, l’utente può comunicare con l’OdV per fornire informazioni o chiarimenti rispetto all’oggetto della segnalazione. Il codice e la password devono essere custoditi con cura perché in caso di smarrimento non sarà possibile accedere alla segnalazione effettuata. Se l’utente ha indicato nome e cognome, la sua identità resterà nascosta ma accessibile solo all’Organismo di Vigilanza, in quanto, in base alla procedura di segnalazione, è stato designato quale soggetto destinatario della segnalazione. Se l’utente preferisce restare anonimo, non dovrà indicare riferimenti che potrebbero far risalire alla sua identità. Nel caso l’utente volesse allegare file utili per la propria segnalazione, si suggerisce di verificare che non contengano riferimenti alla sua identità, anche all’interno dei metadata, quali nomi dell’autore del documento ed eventuali dati attraverso i quali si può risalire all’identità del segnalante. Se richiesto dall’IOdV, l’utente potrà comunicare la propria identità, successivamente, tramite l’area messaggi.

Da chi e come viene gestita la segnalazione?

La società ha previsto che il soggetto incaricato per la ricezione delle segnalazioni sia l’Organismo di Vigilanza. L’OdV è un organo esterno, monocratico, composto da una professionista che si occupa in maniera imparziale di vigilare sul rispetto della normativa da parte della società. Per ulteriori dettagli si consiglia di consultare la procedura di segnalazione.

Come verificare l'andamento della segnalazione?

Sia nel caso in cui la segnalazione sia stata effettuata previa registrazione, sia nel caso in cui sia stata effettuata senza registrazione ma indicando un indirizzo email, il segnalante riceverà una notifica via email all’indirizzo fornito nel caso in cui fossero necessarie informazioni o chiarimenti. Se non si ricevono notifiche, si prega di verificare anche nella casella dello spam. In ogni caso, si prega di accedere periodicamente alla segnalazione per verificare direttamente se sono presenti richieste di integrazione o semplicemente per consultare lo stato di avanzamento della segnalazione. Per motivi di riservatezza, si suggerisce di non utilizzare un indirizzo di posta aziendale.

Come integrare la segnalazione?

Dopo aver inviato la segnalazione è possibile integrarla fornendo elementi ed informazioni aggiuntive, accedendo alla segnalazione stessa e inserendo una comunicazione nell’area “messaggi”.

Quali fatti o atti posso segnalare?

Non esiste una lista tassativa di illeciti o irregolarità che possono costituire l'oggetto della segnalazione. Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano rischi per la salute e la sicurezza, reati, violazioni del Codice etico, dei regolamenti interni della società, comportamenti sleali, discriminazioni o irregolarità a danno dell'interesse pubblico o della società.

Il whistleblowing non riguarda le lamentele di carattere personale del segnalante, solitamente disciplinate da altre procedure.

Per ulteriori dettagli puoi consultare la procedura di segnalazione.

Chi può accedere all’identità del segnalante?

Le segnalazioni e l'identità del segnalante sono altamente riservate per questo motivo il software nasconde l’identità del segnalante. L'accesso all'identità del segnalante è concesso esclusivamente all’Organismo di Vigilanza, tramite una procedura di sicurezza, che registra l'accesso all'identità, con richiesta della motivazione. Nel caso in cui l’OdV abbia visualizzato l’identità del segnalante, il segnalante verrà informato dalla piattaforma tramite un avviso. Il sistema non utilizza sistemi di log che consentano di risalire all’identità di chi invia una segnalazione.